Hoe kun je meer rendement uit je onderneming halen

Maak je onderneming super effectief met het 80/20 principe!

Het 80/20 principe is het universele principe dat 20% van de input, oorzaken en inspanning 80% van de output, gevolgen en resultaat oplevert. Ook in het bedrijfsleven zien we dit terug. Omgedraaid komt het erop neer dat 80% van onze inspanningen gerommel in de marge is. In dit artikel leg ik de werking van het principe uit en hoe je dit in jouw organisatie kan toepassen. 

---

 

Voorspelbare onevenredigheid

De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto ontdekte dit principe (ook wel het Pareto principe genoemd) in 1897. Het principe komt er op neer dat er een mathematische relatie bestaat tussen twee verwante gegevensverzamelingen. In Pareto’s onderzoek kwam naar voren dat in Engeland 20% van de bevolking 80% van het totale inkomen genoot. Deze voorspelbare onevenredigheid bleek later ook in andere zaken van toepassing. In de filmindustrie van de jaren negentig gaf onderzoek aan dat 1,3% van de films 80% van de inkomsten opslokte. Een verhouding van 80/1 dus.

 

“The Secret to success by achieving more with less” – V. Pareto

 

De verhouding van 80/20 is geen vast gegeven. Het is de vuistregel voor een gemiddelde. Want relatie tussen inspanning en resultaat kan ook uitkomen op 65/35, 80/1 of 95/5. Maar de uitkomst komt zelden uit op 50/50. In het universum zijn krachten aan het werk die voortdurend onevenredigheid in de hand werken. Nu gaat het erom om dit gegeven te omarmen en daar je voordeel mee te doen.

 

Het 80/20 principe in jouw organisatie

Kijken we naar een specifieke markt dan komen het principe daar ook tegen: 80% van de markt wordt voorzien door 20% van de aanbieders. Misschien wil je hier graag bij horen, maar besef wel dat dit voor een klein aantal bedrijven is weggelegd. Houd tevens voor ogen dat dit 80/20 evenwicht een tijdelijke is: de verhoudingen veranderen voortdurend.

Of je nu marktleider of een klein bedrijf bent, het principe gaat voor iedereen op. Laten we eens kijken naar een paar relevante verhoudingen:

 

80% van de winst komt voort uit:

• 20% van de klanten of klantsegmenten;
• 20% van de producten/diensten of product/dienstengroepen;
• 20% van de activiteiten;
• 20% van de kosten.

 

Laat dit overzicht eens rustig tot je doordringen. Dit impliceert nogal wat, of niet? Om de verhoudingen in jouw organisatie boven tafel te krijgen kun je beginnen met een analyse van gegevens. Zorg ervoor dat wanneer je de winst bijvoorbeeld per product wilt bepalen dat de indirecte kosten, zoals overhead, juist worden toegerekend. Soms is niet alle informatie voorhanden. Ga nooit alleen op de analyses af. Gebruik daarnaast altijd je ‘gezonde boerenverstand’.

 

Dit overzicht kan er als volgt uit zien:

Productgroep	% van omzet	% omzet cum.	% van winst	% winst cum.
A	7	7	37	37
B	9	16	24	61
C	6	22	14	75
D	24	46	15	90
E	35	81	19	109
F	19	100	-9	100

 

De conclusie hier is dat 22% van de productgroepen 75% van de winst oplevert, een 75/22 verhouding dus. Merk op dat de productgroepen op volgorde van afbouwend winstpercentage per eenheid omzet staan. Op dezelfde manier kun je het rendement van klant(groepen), kosten, en activiteiten, maar ook bijvoorbeeld bedrijfsafdelingen of werknemers in kaart brengen.

 

TIP: gebruik als succesfactor de winstgevendheid en niet de omzet. Meer omzet = meer winst gaat meestal niet op.

 

Je bedrijfsstrategie aanpassen

Als je de gegevens voor jouw organisatie in kaart hebt gebracht zul je de onevenredigheid gaan zien. Nu kun je je bedrijfsstrategie hierop afstemmen. Want de simpele conclusie van het 80/20 denken is dat je je kunt richten op dat deel wat het meest effectief is. De rest doet er relatief weinig toe.

Je richten op die 20% wat het er het meeste toe doet heeft een enorme vereenvoudiging tot gevolg. Eenvoud is veel effectiever. Dat is ook de reden waarom schaalvergroting en het najagen van steeds meer omzet vaak niet het gewenste rendement oplevert. De winst op de omzet en kapitaal daalt. Kleinere bedrijven doen het op dit vlak veel beter.

Door schaalvergroting worden bedrijven veel complexer. De overheadkosten rijzen de pan uit. Het negatieve effect van de 80/20 regel doet zich hier gelden: 80% van de activiteiten en kosten brengt slechts 20% van de winst met zich mee. Schaalvergroting is prima mits de kosten voor de toegenomen complexiteit niet uit de hand lopen. Houd het zo simpel mogelijk dus.

Ik zal nu inzoomen op de verschillende aspecten van je bedrijfsstrategie:

 

Producten/diensten

Als je een overzicht hebt gemaakt van de producten of diensten (of product- of dienstensegmenten) zul je waarschijnlijk verrast zijn over het resultaat. Een klein deel dat het grootste winstaandeel opslokt. Is het duidelijk waarom die 20% (of een ander %) het veel beter doet dan de rest? Is de kostprijs veel lager? Is er sprake van een concurrentievoordeel? Is de uitstraling anders? Beoordeel ook de potentie van deze 20%. Vaak zie je dat ze snelgroeiend qua omzet zijn. Of is er een nieuw product/dienst hard op weg naar die 20%?

Jouw succesvolle 20% heeft ongetwijfeld iets unieks. Het totaalplaatje van die 20% in combinatie met jouw bedrijf vormt jouw onderscheidend vermogen. Vind uit waaruit dit bijzondere bestaat. Dit is je goud. Koester en cultiveer dit goud!

In grote lijnen kun je nu de volgende strategische stappen te maken:

• Kopieer de succesfactor zo mogelijk naar de andere producten/diensten
• Richt je vooral op de 20%: meer marketing, meer product/dienst verbetering, betere klantrelaties
• Verlaag de kosten (en aandacht) of verhoog de prijzen van de producten/diensten met een goede omzet maar een slecht rendement
• Stoot verliesgevende producten/diensten af

 

Klanten

Bij de analyse van je klanten kun je deze verdelen in klantgroepen of klanttypen. Of bij een kleiner bedrijf wellicht per klant. Je klantgroepen kun je op verschillende manieren vaststellen. Dit kan naar klantgrootte, per gebied, oude-nieuwe klanten of projectomvang. Wat voor jou maar relevant is. Zet nu ook deze groepen af tegen de winstgevendheid.

Ook hier komt er een top van 20% bovendrijven. Dit zijn je kernklanten. Vraag jezelf af wie deze kernklanten zijn. Waarom is het rendement op deze groep zo hoog? Vind ook hier de succesfactor. Richt je hele organisatie op deze 20%. Leg ze in de watten. Geef ze een fantastische service. Deze kernklanten vasthouden moet prioriteit 1 hebben. Blijf vooral de producten/diensten van deze klanten vernieuwen en verbeteren.

Het bedrijfsleven is te veel gericht op omzetverhoging door het aantrekken van nieuwe klanten. Met hoge kosten en hoge kortingen worden vaak marginale klanten aangetrokken. Klanten in de 80% groep zeg maar. Ga kijken of er nog meer 20% klanten rondlopen die je nu nog niet bereikt. Lukt dit met geringe kosten en liefst met de 20% succes producten/diensten (vaak zal dit samengaan)? Ga er dan mee aan de slag.

 

Voorraden en kosten

Je raadt het al: 20% van je voorraden leveren 80% van je omzet op. Perk de kosten van je voorraden in door de slecht verkopende producten in de ban te doen. Deze zullen waarschijnlijk een gering rendement hebben.

Je kosten (inclusief inkoopkosten) vormen een lastiger in kaart te brengen aspect. Toch zijn hier prima verbanden in te leggen. Welke kosten zijn het meest productief? Elimineer de verliesgevende activiteiten of probeer de oorzaken van de te hoge kosten weg te nemen. Bij analyse van de oorzaken zal de 80/20 regel hier weer boven komen drijven: 20% van de oorzaken heeft 80% van de extra kosten tot gevolg. Deze 20% aanpakken zet echt zoden aan de dijk.

 

Effectieve besluitvorming

Beslissingen nemen die er echt toe doen, daar draait het hier om. Het 80/20 principe brengt hier uitkomst. Je weet nu dat het gros van je beslissingen weinig effect hebben. Een goede analyse van gegevens kan je de input geven om het kaf van het koren te scheiden. Maar zoals ik in het begin al heb aangegeven: gebruik altijd je gezonde verstand. Of je nu wel of niet de nodige data tot je beschikking hebt, ga altijd af op je gevoel, je intuïtie.

Belangrijke beslissingen worden vaak helemaal niet genomen. Als er zich een kans aandient en je hebt niets in de gaten is deze wellicht voorbij vóór dat je het weet. Of een grote klant vertrekt omdat je de signalen van zijn ontevredenheid niet hebt opgepikt.

Een kenmerk van goed leiderschap is weten wat er gebeurt. Wat is er ongemerkt achter de schermen aan de hand? Wat werkt er goed, terwijl je het niet hebt verwacht? Welke kansen of bedreigingen dienen zich aan die grote gevolgen kunnen hebben? Als je voortdurend je antennes aan hebt staan zul je die info krijgen die je helpt de juiste beslissingen te nemen. Want 20% van je beslissingen leveren immers 80% rendement op. Beslissingen die het verschil maken tussen succes of falen.

Kijkende naar je totale organisatie dan impliceert het 80/20 principe dat slechts een klein deel hiervan er werkelijk toe doet. De rest is vulling.

Schematisch ziet dit er zo uit:

 

 

Deze drie zaken vormen het hart van je organisatie. Ze maken onderdeel uit van de bedrijfsvisie, zoals wij die bij Compass7 hanteren. KLIK HIER voor het artikel ‘Hoe formuleer je een goede visie’.

Probeer helder te krijgen wat je essentie (het hogere doel), de kernkwaliteit en de uniciteit (het unieke) van je organisatie is. Vaak is dit verborgen en ben je je er niet van bewust.  De combinatie van deze drie maakt je organisatie uniek. Dat kan niemand nabootsen. Door je hele organisatie te richten op deze unieke kern heb je de 20% te pakken. Ben je teveel bezig met zaken die niet je kernkwaliteit zijn of waarin je niet onderscheidend bent begeef je je in het 80% gebied met een drastische verlaging van je effectiviteit als gevolg.

Als je de unieke 20% kern en steeds de 20% van alle onderdelen van je organisatie weet te vinden én je daarop richt kunnen topresultaten niet uitblijven. Topresultaten die gepaard gaan met werkplezier en voldoening. Houd wel voor ogen dat alles voortdurend verandert. Dus ook die 20% van vandaag. Kijk steeds vooruit en zoek de 20% van morgen. Je organisatie dient flexibel te zijn om steeds mee te kunnen bewegen met de veranderingen in de markt én die belangrijke 20%.