Balans in je leven én je onderneming

Ga jij wel eens op vakantie of heb je daar geen tijd voor? Sport je regelmatig of past dat niet in je agenda? Blijf je vooruit denken en plannen in je onderneming of gaan lopende (ad hoc) zaken voor? Heb je plezier in je werkzaamheden of moeten bepaalde dingen nu eenmaal gedaan worden?

Bij veel ondernemers zal de nadruk vooral liggen op het suggestieve deel van de vragen. Hoe kan het dat veel zaken die belangrijk zijn voor ons als ondernemers op de laatste plaats komen? En dan hebben we het niet over dingen waar we plezier aan ontlenen. In dit artikel wil ik het één en ander aanreiken om een betere balans te krijgen in je leven. Een betere balans op je werk en tussen werk en privé.

Je persoonlijke visie

Eerst gaan we aan de slag met je persoonlijke visie. Die geeft richting aan wat jij wilt en vooral waar jij naar toe wilt. Het gaat hier om je persoonlijke visie op het ondernemingsvlak. Dus hier gaat het om jouw doelstellingen die jij middels je onderneming wilt bereiken. Tevens krijg je een goed beeld van de dingen die jij het liefste doet. En de dingen waar je goed in bent.

Het Visie Canvas is hierbij een handig hulpmiddel:

Start met het invullen van je talenten in het blauwe vlak. Waar ben jij van nature goed in en wat zijn je positieve eigenschappen? Wat gaat je gemakkelijk af?

In het groene vlak schrijf je je drijfveren op. Wat drijft jou? Waar kom je ’s-morgens enthousiast je bed voor uit? Het gaat hier om dingen die jij leuk vindt en tevens heel erg belangrijk. Voor welke dingen voel jij de passie van binnen uit?

Als laatste vul je je principes in. Wat vind jij belangrijk?

Op de plek waar drijfveren, behoeften en principes elkaar overlappen bevindt zich jouw persoonlijke visie. Je visie is je droom, je doel. Maak dit doel helder, groot en tevens meetbaar. Het hoeft niet beslist uit te komen. Je visie is je kompas voor de koers die je wilt volgen. Of je visie gerealiseerd wordt is van ondergeschikt belang.

De Tijdmanagement Matrix

De tijdmanagement Matrix helpt je om prioriteiten te stellen in je werk. Oftewel: het organiseren en uitvoeren op basis van prioriteiten. De focus ligt daarbij op effectief omgaan met je tijd. Niet om zo efficiënt mogelijk daarmee omgaan. Dit laatste is gericht op zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd. Dit bevordert niet de productiviteit, spontaniteit en zeker niet de voldoening.

Belangrijk en dringend

In de Tijdmanagement Matrix zie je dat activiteiten worden bepaald door 2 factoren: belangrijk en dringend. Dringende zaken eisen je onmiddellijke aandacht. Er wordt NU actie vereist. Zaken die belangrijk zijn hebben te maken met resultaten. Het draagt bij aan je levenstaak of je voornaamste doelstellingen.

Je reageert op dringende zaken. Belangrijke kwesties die niet dringend zijn vragen om initiatief. Je moet in actie komen om iets tot stand te brengen. Hier komt het belang van je persoonlijke visie om de hoek kijken. Als je een duidelijk beeld hebt waar je naar toe wilt en hoe je dat wilt doen kun je goed beoordelen of iets belangrijk voor je is of niet. Zonder duidelijke doelstelling ben je gauw geneigd toe te geven aan wat dringend is.

Van crisismanagement naar effectief ondernemerschap

In kwadrant I vallen belangrijke zaken die onmiddellijke aandacht vereisen. Veel activiteiten in kwadrant I zijn crises of problemen. Ondernemers die volledig gericht zijn op dit kwadrant kunnen hier volledig door beheerst worden. Vaak vluchten ze naar kwadrant IV, naar activiteiten die onbelangrijk en niet dringend zijn.

Andere ondernemers zitten vooral in kwadrant III, urgente maar onbelangrijke activiteiten. Ze menen dat ze zich met belangrijke zaken bezig houden omdat ze dringend zijn, maar eigenlijk zijn ze dringend omdat het prioriteiten van anderen zijn. Ondernemers die zich vooral begeven in kwadrant III en IV zijn onverantwoordelijk bezig.

Kwadrant II

Effectieve ondernemers komen nooit binnen kwadrant III en IV, want deze activiteiten zijn onbelangrijk. Zij houden van mogelijkheden niet van moeilijkheden. Zodoende steken zij de nodige tijd en energie in kwadrant II activiteiten en deels in kwadrant I zaken. Bij kwadrant II activiteiten kun je denken aan:

Planning
Vernieuwing en innovatie
Relatiebeheer
Persoonlijke ontwikkeling
Ontspanning en vrije tijd
Gezin, partner, familie of vrienden

Wegens het ontbreken van urgentie komen deze activiteiten vaak op de tweede plaats. Het gevolg is stress en werkdruk (kwadrant I) of een slecht draaiende onderneming (kwadranten III en IV). Door activiteiten uit kwadrant III en IV over te hevelen naar kwadrant II besteed je extra aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling en ontwikkeling van de onderneming. En aandacht voor je privé activiteiten draagt bij aan je gezondheid en welzijn.

De ontwikkeling van je bedrijf in de vorm van een strakke planning, voortdurende verbetering van producten, diensten en processen, aandacht voor je personeel en relatiebeheer zal een drastische vermindering van crises en problemen in kwadrant I opleveren. Zodat alleen de urgente en belangrijke activiteiten die met je core-business maken hebben overblijven in dit kwadrant.

Rollen en activiteiten

Ben je klaar voor de stap naar effectief ondernemerschap? Dan gaan we nu kijken naar jouw praktische invulling van de Tijdmanagement Matrix. Om dit te kunnen doen moeten we jouw dagelijkse activiteiten in kaart brengen. Maar allereerst gaan we jouw rollen opschrijven. Als voorbeeld pak ik een eigenaar (vrouwelijk deze keer) van een architectenbureau. Dit kan er dan zo uit zien:

Mijn persoon
Echtgenote/moeder
Speler volleybalteam
Directeur
Ontwerper
Financiële administrateur

Schrijf nu jouw rollen op. Schrijf vervolgens per rol de belangrijkste activiteiten op en geef in uren of in een % aan hoeveel tijd hier op weekbasis mee gemoeid gaat.

Hoe effectief ben jij?

Schrijf nu al je activiteiten van je lijst in de Tijdmanagement Matrix. Zet ze zo eerlijk mogelijk

in het kwadrant waar ze thuishoren. Of een activiteit al dan niet belangrijk is kun je toetsen aan je persoonlijke visie, waarbij ik er vanuit ga dat deze visie, missie of doelstelling met die van je onderneming overeenstemt. Zie je al een patroon?

In je Visie Canvas heb je de dingen opgeschreven die je het liefste doet en waar je tevens goed in bent. Hebben deze activiteiten een plek in de matrix? Zo nee, schrijf ze dan met een rode pen of potlood ook in de matrix.

Hoe ziet kwadrant II eruit? Niet of nauwelijks gevuld? Bedenk dan nu activiteiten die in dit kwadrant thuishoren waar je vanaf nu tijd aan wilt gaan besteden. Gebruik je verschillende rollen weer als basis. Kijk naar de matrix hierboven ter ondersteuning. Bijvoorbeeld: je wilt meer tijd met je gezin doorbrengen en tijd om te sporten? En meer tijd om nieuwe ideeën voor je onderneming uit te werken? Schrijf deze ook in het rood in dit kwadrant.

Een nieuwe agenda

Heb jij veel in het rood in de matrix bijgeschreven? Dan zal je veel overbodige activiteiten moeten schrappen. Hier geldt:

Kwadrant IV: niet doen

Kwadrant III: zo weinig mogelijk doen of delegeren

Kwadrant I: Rood geschreven activiteiten hebben prioriteit. Zo nodig andere zaken delegeren.

Hoe voelt dit? Dit geeft ruimte en inspiratie toch? Pak nu je agenda erbij en begin met alle kwadrant II activiteiten een vaste plek te geven. Doe je dit niet dan schuiven ze in no time weer naar de achtergrond. Dit vereist een flinke dosis discipline. Daarna kun je plek voor overige activiteiten inruimen.

Design Thinking

Design Thinking is een nieuwe, systematische manier om je onderneming te vernieuwen of te verbeteren. Je onderneming kan hierdoor veerkrachtiger en flexibeler omgaan met een situatie van verandering en onzekerheid. Omdat voortdurende vernieuwing en verbetering van je onderneming een prominente kwadrant II activiteit is kan Design Thinking je helpen om dit vorm te geven.

Het volgen van trends, vooruitkijken in je branche, je inleven in de behoeften van je doelgroep, nieuwe producten of diensten genereren of een heldere visie en strategie vormen, dit vormt een greep uit de zaken waar Design Thinking zich op richt. Tijd voor Design Thinking inplannen is daarom een must!